{"id":1185,"date":"2016-11-07T05:59:51","date_gmt":"2016-11-07T05:59:51","guid":{"rendered":"http:\/\/www.gea.org.mx\/EmpresasFamiliares\/?p=1185"},"modified":"2023-08-25T09:25:02","modified_gmt":"2023-08-25T15:25:02","slug":"erp-una-solucion-o-una-carga-para-la-compania-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.abcon.mx\/?p=1185","title":{"rendered":"ERP: \u00bfUNA SOLUCI\u00d3N O UNA CARGA PARA LA COMPA\u00d1\u00cdA?."},"content":{"rendered":"
POR: Arturo Venegas Tinoco 21\u00a0\/ 05 \/ 2012<\/div>\n
\"\"<\/div>\n
<\/div>\n
Introducci\u00f3n.<\/p>\n

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el \u00e1mbito empresarial actualmente, requiere de impulsar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compa\u00f1\u00edas ante sus m\u00e1s fuertes competidores.<\/p>\n

Por esto, desde hace ya varios a\u00f1os, se ha dado mayor importancia a las Tecnolog\u00edas de Informaci\u00f3n y su alineaci\u00f3n con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compa\u00f1\u00edas esperan tener integradas todas las \u00e1reas de la compa\u00f1\u00eda que contribuyen para la generaci\u00f3n de sus productos y servicios.<\/p>\n

Esta integraci\u00f3n de sistemas, sin embargo, ha ocasionado muchos problemas desde la d\u00e9cada de los 90\u00b4s. Las compa\u00f1\u00edas se enfocaban en la adopci\u00f3n de sistemas ERP para resolver problemas de integraci\u00f3n. Sin embargo, estos sistemas automatizaban las actividades principales del negocio sin resolver las estructuras y procesos de negocio fundamentales. Como resultado, frecuentemente coexist\u00eda un sinn\u00famero de aplicaciones diferentes con los sistemas ERP (Themistocleous, Irani & O\u00b4Keefe 2001).<\/p>\n

Para evitar en lo posible esta problem\u00e1tica, se debe conocer el potencial de este tipo de sistemas, sus ventajas y desventajas y sus principales caracter\u00edsticas, as\u00ed como sus desventajas y problemas de implementaci\u00f3n y puntos importantes que requieren mayor atenci\u00f3n al momento de tomar la decisi\u00f3n de implementar una aplicaci\u00f3n como el ERP.<\/p>\n

Por lo tanto, este documento pretende proporcionar las bases para que las compa\u00f1\u00edas interesadas en la adquisici\u00f3n de un sistema ERP, tenga los elementos suficientes para determinar si la adquisici\u00f3n de un sistema ERP para su empresa representar\u00eda una buena soluci\u00f3n para los problemas de integraci\u00f3n que se tengan o una carga extra y que requiere considerar otros aspectos de la compa\u00f1\u00eda antes de tomar la decisi\u00f3n de adquirir un sistema ERP.<\/p>\n

\u00bfPor qu\u00e9 la Integraci\u00f3n?<\/p>\n

Durante los \u00faltimos a\u00f1os, dos de los grandes problemas que han enfrentado las organizaciones para el logro de sus objetivos y estrategias de negocio ha sido la compartici\u00f3n de informaci\u00f3n y, por otro lado, la comunicaci\u00f3n entre sus principales departamentos tales como manufactura y log\u00edstica, finanzas, ventas, mercadotecnia y recursos humanos.<\/p>\n

Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informaci\u00f3n confiable, \u00edntegra y oportuna para lograr los objetivos estrat\u00e9gicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia tener comunicados a todos sus departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de informaci\u00f3n dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener informaci\u00f3n \u00fatil y confiable para el logro de sus objetivos.<\/p>\n

Para lograr esto, la integraci\u00f3n de sistemas ya no es considerada como una opci\u00f3n, se considera una obligaci\u00f3n. Y no se trata s\u00f3lo de conectar los sistemas, la integraci\u00f3n significa alinear la estrategia de Tecnolog\u00edas de Informaci\u00f3n (TI) con los objetivos de negocio (CIO Magazine, 2002).<\/p>\n

Sin embargo, adem\u00e1s de permitir conectar los sistemas y alinear la estrategia de TI con la estrategia de negocio, Gustin et al. (1994) mencionan que la integraci\u00f3n se logra con el enlace entre la informaci\u00f3n y la ventaja competitiva (Soliman, Clegg & Tantoush, 2001).<\/p>\n

As\u00ed pues, hoy en d\u00eda los directivos de TI y su staff de colaboradores est\u00e1n tratando el tema de integraci\u00f3n como un imperativo del negocio, no como una posible estrategia entre otras m\u00e1s, sino como \u00fanica estrategia posible (CIO Magazine, 2002).<\/p>\n

Tal integraci\u00f3n, permite a la compa\u00f1\u00eda tener una relaci\u00f3n m\u00e1s estrecha con sus clientes y socios de negocio (CIO Magazine, 2002). Al momento de que los sistemas de la compa\u00f1\u00eda est\u00e9n integrados en uno s\u00f3lo y la informaci\u00f3n que se genera de \u00e9ste es percibida como confiable y \u00fatil para los clientes de la organizaci\u00f3n, \u00e9stos dedicar\u00e1n un mayor esfuerzo por concentrarse en mantener y acrecentar su relaci\u00f3n con tal compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n

Por otro lado, los objetivos de esta integraci\u00f3n, como mencionan Duff (1996) y Mitskavich (1996), son desde luego la compartici\u00f3n de informaci\u00f3n, evitar la duplicidad de trabajo, reducir el esfuerzo desperdiciado y eliminar las actividades que no representan valor (Soliman, Clegg & Tantoush, 2001).<\/p>\n

A\u00fan logrando lo anterior, no es ninguna sorpresa que la integraci\u00f3n a esta escala cuesta grandes cantidades de dinero, y \u00e9sta es la raz\u00f3n por la cual mucha gente y compa\u00f1\u00edas est\u00e1n y tendr\u00e1n que debatir (CIO Magazine, 2002).<\/p>\n

As\u00ed pues, para lograr tal integraci\u00f3n, en el caso de los sistemas internos de la compa\u00f1\u00eda, existe el sistema ERP.<\/p>\n

Implementaciones de ERP: \u00bfpor qu\u00e9 fracasan?<\/p>\n

El ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como manufactura y log\u00edstica, finanzas y contabilidad, ventas y mercadotecnia y recursos humanos (Aladwani, 2001).<\/p>\n

Esto significa que, de lo que se trata es contar con un s\u00f3lo programa de software que satisfaga las necesidades de la gente del departamento de manufactura, as\u00ed como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y mercadotecnia, entre otras. Normalmente, cada uno de estos departamentos tiene su propio sistema de computaci\u00f3n de acuerdo a las formas de trabajo en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo programa de software integrado que \u201ccorre\u201d (ejecuta) una sola base de datos de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar informaci\u00f3n y comunicarse con los otros departamentos m\u00e1s f\u00e1cilmente.<\/p>\n

Esta integraci\u00f3n puede traer un reembolso tremendo si las compa\u00f1\u00edas instalan el software correctamente (Koch, 2002).<\/p>\n

Sin embargo, una pregunta muy com\u00fan y dif\u00edcil de responder para varios directivos es: \u00bfPor qu\u00e9 son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?. La raz\u00f3n es muy simple: a la gente no le gusta el cambio (Koch, 2002).<\/p>\n

Con el uso del ERP, lo m\u00ednimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las personas realizan su trabajo. Pero los cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte m\u00e1s dif\u00edcil. Lo m\u00e1s complicado al momento de introducir una nueva tecnolog\u00eda, como el caso del ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepci\u00f3n de que la nueva tecnolog\u00eda les ayudar\u00e1 a hacer mejor su trabajo.<\/p>\n

Este cambio en la forma de realizar el trabajo es la raz\u00f3n por la cual el valor del ERP es tan dif\u00edcil de afianzar (Koch, 2002).<\/p>\n

Para ayudar a disminu\u00edr esta problem\u00e1tica, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementaci\u00f3n de ERP orientadas a la gente.<\/p>\n

Aladwani (2001) menciona algunos ejemplos de estas estrategias: las actitudes del staff y la administraci\u00f3n (gerencia) hacia el nuevo sistema ERP, el involucramiento de los usuarios durante todo el proceso de implementaci\u00f3n del sistema y el entrenamiento de los usuarios para el uso adecuado del sistema (Amoako-Gyampah, 1999; Gable & Stewart, 1999; Russo et al., 1999; Computerworld, 1998).<\/p>\n

Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones de ERP sean exitosas, hay que saber c\u00f3mo y qu\u00e9 es lo que las personas piensan; es el pensamiento lo que tiene que cambiar.<\/p>\n

Principales beneficios y ventajas del ERP.<\/p>\n

Por otro lado, como se mencionaba anteriormente acerca de los costos tan altos de integrar los sistemas internos de la compa\u00f1\u00eda, el aspecto financiero es uno de los temas de mayor preocupaci\u00f3n para las compa\u00f1\u00edas al tomar la decisi\u00f3n de cu\u00e1l soluci\u00f3n de ERP ser\u00e1 la m\u00e1s apropiada.<\/p>\n

Sin embargo, y aunque no es una tarea f\u00e1cil, los efectos de alinear los procesos financieros con la ayuda del ERP son muy atractivos (McClenahen, 2002):<\/p>\n

Las transacciones requieren de menor tiempo.
\nEl staff financiero puede invertir m\u00e1s tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado.
\nLos costos relativos se ven disminuidos.
\nLos ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atenci\u00f3n a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna necesidad.
\nComo ya se mencion\u00f3 anteriormente, un sistema ERP ayuda a las diferentes partes de la organizaci\u00f3n en la compartici\u00f3n de informaci\u00f3n y conocimiento, as\u00ed como a su comunicaci\u00f3n. Adem\u00e1s, ayuda en la reducci\u00f3n de costos al eficientar y simplificar los procesos de negocio.<\/p>\n

Esta mejora en los procesos de negocio puede traer como consecuencia que se pueda mejorar la administraci\u00f3n de tales procesos (Aladwani, 2001).<\/p>\n

De igual manera, existen otras razones por las cuales las compa\u00f1\u00edas emprenden proyectos de ERP (Koch, 2002):<\/p>\n

Integrar la informaci\u00f3n financiera.
\nEstandarizar y acelerar los procesos de manufactura.
\nReducir el inventario.
\nEstandarizar la informaci\u00f3n de Recursos Humanos.
\nDebido al incremento en el mercado de implementaciones de ERP, se tiene un factor que ayuda a consolidar los beneficios que trae la implementaci\u00f3n y uso de sistemas ERP en las organizaciones actuales para los proveedores de este tipo de sistemas. Este crecimiento del mercado ayuda a predecir que las ganancias de los proveedores tanto de sistemas ERP como de sistemas tales como CRM (Customer Relationship Management) y SCM (Supply Chain Management), se incrementar\u00e1n considerablemente en los a\u00f1os pr\u00f3ximos.<\/p>\n

A ra\u00edz del incremento de implementaciones de sistemas ERP y CRM, se generan otros de los beneficios de contar con estos tipos de sistemas en la organizaci\u00f3n. Al contar con sistemas tales como ERP y CRM, se facilita la integraci\u00f3n de la informaci\u00f3n relacionada con las ordenes de los clientes, de esta manera mejorando la relaci\u00f3n y el servicio al cliente.<\/p>\n

Una de las grandes ventajas de este tipo de paquetes de aplicaciones como el ERP, es que en la medida en que las tecnolog\u00edas state-of-art avancen, t\u00fa avanzas con ellas (Weston, Randy, 1998).<\/p>\n

En las compa\u00f1\u00edas de manufactura, las principales razones por las cuales invierten en sistemas ERP es por la mejora en la productividad, demandas de los clientes, velocidad, ventaja competitiva y la reducci\u00f3n de costos.<\/p>\n

Los usuarios de ERP pueden obtener ventaja competitiva en base a la manera en que implementen los sistemas y exploten los datos resultantes. Adem\u00e1s, los usuarios opinan que los sistemas los pueden hacer a ellos m\u00e1s \u00e1giles en el marketplace en comparaci\u00f3n con aquellas compa\u00f1\u00edas con programas personalizados dif\u00edciles de cambiar (Weston, Randy, 1998).<\/p>\n

Por todo lo anterior, el hecho de conocer lo que el ERP puede hacer realmente para el beneficio de la compa\u00f1\u00eda es de vital importancia.<\/p>\n

Desventajas y problemas asociados con las implementaciones de ERP.<\/p>\n

No es raro escuchar casos en los cuales que al momento de tomar la decisi\u00f3n de adquisici\u00f3n de un sistema ERP, no se toman en cuenta los procesos clave de la organizaci\u00f3n que son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre sus competidores.<\/p>\n

Debido a esto, una vez tomada la decisi\u00f3n de adquisici\u00f3n, se percata de que se requiere de modificar el software con el fin de ajustarlo a los procesos de negocio que generan la ventaja competitiva de la compa\u00f1\u00eda. Estas modificaciones al software, son muy frecuentes que traigan como consecuencia varias situaciones que ocasionar\u00e1n desventajas para la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n

S\u00f3lo por mencionar algunas de las desventajas, se listan las siguientes:<\/p>\n

La duraci\u00f3n de la implantaci\u00f3n del sistema se prolongar\u00e1 m\u00e1s del tiempo inicialmente proyectado.
\nSe introducir\u00e1n vac\u00edos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar\u00e1 deficiencias en su ejecuci\u00f3n.
\nLas futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP ser\u00e1n extremadamente dif\u00edciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerir\u00e1n trabajo extra y reescritura del c\u00f3digo fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versi\u00f3n.
\nUn aspecto que puede traer grandes costos al implantar un sistema ERP es el hecho de subestimar la asignaci\u00f3n de recursos a estrategias de implementaci\u00f3n tales como el entrenamiento y capacitaci\u00f3n de los usuarios. Lo mejor es asignar los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y explotar al m\u00e1ximo posible el potencial del ERP con el fin de lograr la meta de toda organizaci\u00f3n, independientemente del giro y sus objetivos, que es generar riqueza.<\/p>\n

No est\u00e1 por dem\u00e1s mencionar algunos de los costos asociados al adquirir un sistema ERP. Este tipo de sistemas, as\u00ed como proveen de soluciones integrales (en el mejor de los casos) para la compa\u00f1\u00eda, de igual manera sus costos de adquisici\u00f3n son bastante altos. Desde la adquisici\u00f3n de equipo de c\u00f3mputo y software complementario (si se requiere), la propia integraci\u00f3n de los sistemas internos, servicios de consultor\u00eda, entre otros, hasta el costo del propio paquete de software.<\/p>\n

Adem\u00e1s, se deben considerar los costos asociados durante la implementaci\u00f3n del ERP, siendo estos los costos reales de mantenimiento, actualizaci\u00f3n y optimizaci\u00f3n del sistema.<\/p>\n

En relaci\u00f3n a la conversi\u00f3n y an\u00e1lisis de datos, es otro aspecto que puede resultar bastante complicado y costoso si no se manejan adecuadamente. Esta conversi\u00f3n implica mover la informaci\u00f3n corporativa, tales como registros de clientes y proveedores, datos de dise\u00f1o de productos, entre otros, de los viejos sistemas al nuevo sistema ERP.<\/p>\n

Mayores retos.<\/p>\n

El problema de mayor peso al tomar la decisi\u00f3n de implantar un sistema ERP es sin lugar a dudas la gente que trabaja en la compa\u00f1\u00eda. Cambiar los h\u00e1bitos de la gente ser\u00e1 un reto enorme. Hacer que la gente use el software para mejorar las formas de trabajo es por mucho el reto m\u00e1s grande. Si la compa\u00f1\u00eda es resistente al cambio, entonces el proyecto de ERP estar\u00e1 m\u00e1s propenso a fracasar.<\/p>\n

Lo anterior, da origen a otro de los retos m\u00e1s grandes que las compa\u00f1\u00edas enfrentan que es definir y ejecutar el propio plan de implementaci\u00f3n de ERP, siendo \u00e9ste uno de los retos de mayor importancia relacionados con este sistema empresarial tan importante y a la vez tan problem\u00e1tico para una gran cantidad de compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n

Conclusiones.<\/p>\n

En general, los sistemas ERP proporcionan a los directivos informaci\u00f3n en tiempo real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no s\u00f3lo proporciona un panorama actual de la organizaci\u00f3n, sino que tambi\u00e9n permite dar respuestas m\u00e1s eficientes al creciente entorno competitivo, en especial en la industria de manufactura. De igual manera, el ERP se est\u00e1 expandiendo hacia otras industrias que se est\u00e1n dando cuenta de los incrementos en los ingresos tan significativos que se generan al contar con un sistema ERP.<\/p>\n

Cuando se pretende por primera vez en la compa\u00f1\u00eda llevar a cabo una implementaci\u00f3n de un ERP y que \u00e9sta sea exitosa se requiere de una metodolog\u00eda estructurada, esto es, una estrategia enfocada en la gente y los procesos. De esta manera se pueden administrar efectivamente los riesgos. Un error muy com\u00fan que se presenta es no tener a los empleados preparados para utilizar los nuevos procesos y sistema de soporte. Aqu\u00ed la consecuencia es un fracaso total e inevitable.<\/p>\n

Los sistemas ERP son herramientas de negocio muy ventajosos en las manos de alguien quien sepa qu\u00e9 hacer con ellas, pero pueden ser muy peligrosas en las manos de alguien quien no sepa qu\u00e9 hacer con ellas (Weston, 1998).<\/p>\n

Referencias Bibliogr\u00e1ficas.<\/p>\n

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